Langsung ke konten utama

Mesin Pencapaian (1)

Di masa awal pemerintahannya, seorang presiden memutuskan untuk menggabungkan kementerian A dan kementerian B menjadi sebuah kementerian baru, yakni kementerian AB. Fungsi dan peran masing-masing kementerian yang semula berbeda kini disamakan. Jajaran pimpinan yang semula dimiliki oleh masing-masing kementerian A dan kementerian B, secara otomatis menjadi satu jajaran pimpinan saja. Pun demikian halnya para pegawai, semuanya berganti nama jabatan, golongan kepangkatan, unit organisasi, pola pelaporan, dan sistem kerja. Kendaraan dinas, seragam kerja, cap stempel, kops surat, website content, administrasi birokrasi, dll. yang berhubungan dengan atribut organisasi, juga menggunakan satu identitas baru yang sama yakni kementerian AB.

Tak lama berselang, presiden memutuskan kembali untuk memisahkan kementerian AB ke dalam 3 kementerian berbeda, yaitu masing-masing kementerian A, kementerian B, dan kementerian C. Proses perubahan yang besar pun kembali bergulir di setiap aspek organisasi. Namun pada tahun kedua di tengah berlangsungnya proses perubahan tersebut, presiden memutuskan pula untuk menggabungkan ketiga kementerian tersebut menjadi kementerian D. Maka bisa dibayangkan betapa tidak efektifnya kinerja suatu pemerintahan bila terjadi hal demikian.

Mendesain organisasi adalah suatu hal yang strategik. Bila struktur organisasi dirancang tanpa dasar yang rasional dan hanya mengikuti selera pimpinan puncak, maka jangankan dapat menambah nilai manfaat, bahkan menumbuhkan semangat pun tidak sama sekali bagi semua warga organisasi tersebut, termasuk pula bagi semua pihak terkait lainnya di luar organisasi. Apalagi, bila desain organisasi tersebut dilakukan untuk tujuan-tujuan politis saja, seperti diadakannya pos jabatan tertentu untuk ditempati mereka yang dekat dengan pimpinan, ataupun sebaliknya, meniadakan pos jabatan tertentu untuk menyingkirkan mereka yang tidak disukai pimpinan. Sungguh suatu hal yang kontra produktif, mendemotivasi, tidak efisien, tidak efektif, dan sia-sia, seperti halnya ilustrasi keputusan sang presiden di atas.

Dalam kajian para ahli manajemen, antara lain: Dave Ulrich, Henry Mintzberg, Jay Galbraith, Michael Porter, Richard M. Burton, Thomas H. Davenport, dll., perancangan struktur organisasi yang baik haruslah didasarkan pada value chain/work flow/business process dari organisasi tersebut. Yakni bagaimana aktifitas rutin organisasi (ritual) dilangsungkan setiap harinya untuk mencapai tujuan. Tentu saja hal ini haruslah disesuaikan pula dengan strategi yang dijalankan. Atau dalam bahasa para ahli tersebut, “structure follows strategy”. Seperti halnya sebuah mesin yang dirancang secara khusus dan spesifik berdasarkan kebutuhan penggunaannya. Lain tujuan dan strategi, lain pula ritual yang harus dijalankan, lain pula desain organisasinya. Hal ini berlaku sama untuk organisasi manapun di seluruh dunia, mulai dari partai politik, lembaga pemerintahan, sekolah, organisasi kemasyarakatan, institusi militer, perusahaan bisnis, perkumpulan sirkus keliling, hingga jaringan mafia dan teroris. Namun tulisan ini hanya akan menjelaskan tentang desain organisasi dalam lingkup bisnis atau perusahaan saja, sebagai institusi yang dipastikan sangat berperan besar bagi kehidupan hampir semua orang.

Terdapat 3 hal setidaknya, yang diperlukan dalam perancangan suatu organisasi bisnis atau perusahaan. Ketiga hal tersebut adalah arsitektur organisasi, pilar bisnis, dan rincian bagian. Ketiganya memiliki sifat yang komplementer karena tidak dapat berdiri sendiri, saling melengkapi, dan tak terpisahkan satu sama lain.

1. Arsitektur Organisasi.
Merupakan arah strategis pengembangan organisasi di masa depan. Hal ini berhubungan dengan tahap kemajuan bisnis, target pencapaian kapabilitas, status hukum perusahaan, dan dunia di luar perusahaan yang kian berubah. Dari start-up company hingga matured entity, dari satu kantor cabang di Ibukota menjadi puluhan di berbagai kota, dari 10 karyawan saja sampai terdapat 10.000 lebih, dari single business company ke dalam perusahaan publik bersifat konglomerasi, dari perusahaan yang beroperasi di negara berkembang menuju perusahaan yang beroperasi di negara maju, dari menggunakan semua sumber daya secara swadaya diubah dengan melakukan business process outsourcing dan otomatisasi, semua ini terkait erat dengan gambaran ideal akan seperti apakah perusahaan kita di masa depan. Tanpa adanya arsitektur organisasi, struktur organisasi yang dirancang akan berpotensi mudah sekali untuk berubah, karena tidak memiliki panduan dan peta perjalanan yang mantap—yang sebaiknya pula dibuat ke dalam tahapan bisnis 3 tahunan.

2. Pilar Bisnis.
Merupakan ritual yang dijalankan setiap harinya dalam mencapai tujuan, sesuai arsitektur organisasi yang ada. Hal ini berhubungan dengan tiga pertanyaan besar yaitu “what business we are in”, “how the way we make money”, dan “who our must-have team are”. Pilar bisnis ini menentukan secara komprehensif bagian-bagian apa saja yang mutlak diperlukan perusahaan untuk menghasilkan keuntungan finansial yang kontinyu dan konsisten. From start to end process, sejak dari munculnya permintaan akan barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan (order receiving) hingga pemenuhan aliran kas pada akhirnya (order finishing). Atau dengan kata lain, pilar bisnis adalah struktur organisasi yang dibutuhkan perusahaan secara makro dalam mencapai tujuan (big picture of whole).

3. Rincian Bagian.
Merupakan penjabaran secara utuh akan unsur penyusun dari setiap bagian organisasi yang terdapat di dalam pilar bisnis. Hal ini berhubungan dengan tiga pertanyaan utama yaitu “what kind of responsibility it has”, “how the way it is expected to deliver result”, dan “who its people ideally are”. Rincian bagian ini memberi batasan yang jelas bagi perusahaan untuk membentuk satuan-satuan tim kerja guna melengkapi struktur organisasi makro. Dengan adanya batasan yang jelas ini, maka setiap beban pekerjaan akan ada yang menanganinya dan tidak terdapat duplikasi/tumpang tindih/overlapping antar bagian di dalam perusahaan (distribusi aktifitas); spesialisasi kerja dalam kelompok-kelompok yang serupa baik berdasarkan fungsi, jenis produk, kelas produk, letak geografis, ataupun tipe pelanggan (departementalisasi); serta rantai komando yang tegas terhadap mekanisme pengambilan keputusan di dalam perusahaan, mengenai “siapa dipimpin siapa” (koordinasi pelaporan).

Selain arsitektur organisasi, pilar bisnis, dan rincian bagian tersebut di atas, hal lain yang juga diperlukan perusahaan dalam desain organisasi adalah verifikasi peraturan perundangan. Walaupun desain organisasi tersebut sepertinya sudah tampak baik, penamaan terhadap setiap bagiannya juga demikian, apakah dinamai dengan Direktorat, Divisi, Departemen, Seksi, Unit, dll. pun penamaan terhadap pejabatnya apalagi, apakah dinamai dengan Direktur, Kepala Divisi, General Manager, Section Chief, Supervisor, dll. namun bila tidak disertai dengan verifikasi peraturan perundangan, menyangkut unsur atau bagian organisasi yang mutlak wajib dimiliki oleh jenis industrinya, maka proses desain organisasi yang dilakukan belumlah sempurna. Seperti misalnya pada industri perbankan yang wajib memiliki bagian anti money laundering di dalam organisasinya, atau pada industri perdagangan berjangka yang wajib memiliki bagian ahli pialang berjangka. Setiap perusahaan wajib menyertakan verifikasi ini dalam proses desain organisasinya agar struktur organisasi yang telah dirancang berdasarkan arsitektur organisasi, pilar bisnis, dan rincian bagian, seperti yang telah dijelaskan di atas, menjadi tepat, efektif, dan benar.

Perusahaan yang mendesain organisasinya secara strategis adalah perusahaan yang siap beroperasi untuk keberhasilan jangka panjang dengan bermodalkan mesin pencapaian berkualitas (sustainability) . Selanjutnya adalah bagaimana agar setiap jabatan yang ada pada struktur organisasi tersebut diisi dengan figur kepemimpinan terbaik (the right man on the right place on the right time on the right investment), serta bagaimana agar tugas, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing dikelola dengan batasan yang jelas. Dengan demikian, bila tidak ada topan badai yang sangat besar di luar kendali perusahaan, maka perjalanan menuju arah yang dicita-citakan akan dapat dilalui dengan lancar. Mark Goyder pernah berkata bahwa “governance and leadership are the yin and the yang of successful organisations”. Saya pun setuju dengannya tanpa ragu.


Komentar

Postingan populer dari blog ini

Black Panther

Tahun produksi: 2018
Sutradara: Ryan Coogler
Pemain: Chadwick Boseman, Forest Whitaker, Lupita Nyong'o, Martin Freeman, Michael B. Jordan
Genre: Action Sci-Fi

CERITA:  Raja baru dari Wakanda, negara dengan teknologi tinggi tapi terisolasi dari dunia luar dalam semesta raya Marvel Comics, berjuang langgengin trah kekuasaan. Konflik demi konflik dilalui T'Challa sang raja sampe akhir film. Tipikal banget dengan film Marvel Superheroes, ada sedikit humor, bumbu romansa, drama dendam masa lalu, sama ancaman tingkat dunia. Lagi, ujung-ujungnya ditutup dengan perang kolosal, superhero nya sudah pasti menang. Mirip dengan cerita film Thor, bedanya kerajaan Wakanda di bumi, tepatnya di benua Afrika. Mirip juga tokoh jagoannya dengan James Bond, ada laboratorium sama penelitinya yang kenalin senjata-senjata si Black Panther. Ceritanya mengalir, bikin yang nonton mantengin terus dari awal sampe abis. Terutama dunia futuristik teknologi tingginya yang menarik. Drama konfliknya cukup menyentuh…

Fondasi Perubahan

Manakah yang lebih penting untuk dibangun dan dikembangkan guna kesuksesan perusahaan dan organisasi: people, leadership, competency, the driver factors, ataukah system, management, technology, the enabler factors?
Orang yang tidak tepat, pejabat lama yang tidak kompeten, langsung bisa diganti dengan pejabat baru. Tetapi bila sistem manajemennya tetap tiada berubah, dapat dipastikan tidak akan ada kejutan kinerja istimewa apapun dari pejabat baru tersebut. Lambat laun, seiring waktu, si pejabat ini juga akan digantikan lagi dengan orang yang baru. Insinyur terbaik di dunia sekalipun tidak akan berdaya bila masuk ke dalam organisasi yang lembam dan menutup diri dengan perubahan. 
Begitu pula, sistem yang lawas dan sudah tertinggal jauh, langsung bisa diganti dengan yang paling updated. Tetapi bila karyawan belum siap dan terbiasa menggunakannya akan percuma belaka. Betapa banyak kebijakan, prosedur, Undang-Undang, sistem aplikasi, rencana strategis, bahkan slogan dan iklan sosialisasi…

Avengers: Infinity War

Tahun produksi: 2018
Sutradara: Anthony Russo, Joe Russo
Pemain: Benedict Cumberbatch, Chris Evans, Chris Hemsworth, Robert Downey Jr., Scarlett Johansson, Zoe Saldana
Genre: Action Sci-Fi

CERITA: 
Captain America, Black Panther, Doctor Strange, Hulk, Iron Man, Spiderman, Thor, dll. tergabung dalam Avengers, regu super hero penyelamat bumi, bersatu untuk ngalahin Thanos, musuh terkuatnya sampe saat ini, dalam semesta raya Marvel Comics. Bukan sekedar tokoh jahat yang harus dilawan bareng, Thanos juga punya nilai idealismenya sendiri. Ada humor, romansa, ancaman-kali ini-tingkat semesta, ditutup dengan perang kolosal. Ya 100% persislah dengan film Marvel Superheroes yang lain. Ceritanya ngebosenin, karena banyak banget pemainnya, sementara porsi tampil harus diatur dalam durasi 2,5 jam. Jadi sepanjang film adegannya cuma tempur dan tempur, ledakan dan ledakan. Rada tanggung juga karena ternyata film ini bagian pertama dari 2 film, jadi bersambung. Rilis lanjutannya tahun depan... Capek deh