Langsung ke konten utama

Mengelola Kinerja

Setelah banyak memfasilitasi perusahaan dan organisasi dalam membangun sistem manajemen kinerja, sampailah saya pada setidaknya 4 premis dasar keyakinan akan penunjang efektifitas terhadap penerapan hal ini.

1. Kunci/Keutamaan.

Tidak berarti semua yang bisa diukur, ada nilai angka kuantitatifnya, adalah penting untuk diperhatikan oleh perusahaan dan organisasi. Tidak berarti pula suatu angka pencapaian apapun juga, tanpa adanya pembanding-pembandingnya. Besaran capaian target atas indikator kinerja yang ada, hanya menunjukkan keluaran produksi (output/outcome) dan bukanlah dampak yang dihasilkan sebenarnya (impact/result). Contoh, katakanlah pertumbuhan ekonomi suatu negara 10% setahun. Apakah ini pertumbuhan ekonomi yang tinggi? Apakah negara ini sudah menjadi negara yang maju? Apakah rakyat negara tersebut sejahtera dengan pertumbuhan ekonomi seperti ini? Hal ini tidak bisa dijawab dengan hanya melihat satu pencapaian indikator kinerja saja. Apalagi, dalam contoh tersebut, negara yang pernah memiliki pertumbuhan ekonomi 10% itu adalah Irak, selepas luluh lantak pasca perang kejatuhan rezim Saddam Husein. Sementara negara maju seperti USA dan Japan hanya bertumbuh sebesar 3% saat itu. Karenanya, banyak pakar menambahkan kata “Key” disamping Performance Indicator, atau dalam bahasa Indonesia adalah Indikator Kinerja Utama. Artinya, yang dibutuhkan perusahaan dan organisasi untuk diketahui hanya beberapa petunjuk yang tepat, angka-angka yang biasa digunakan dalam bisnis industrinya.

2. Tujuan/Sasaran.

Tidak bisa sesuatu KPI itu berdiri sendiri, kecuali, untuk mendorong berkontribusi kepada suatu tujuan/sasaran bersama. Indikator Kinerja Utama (Key Performance Indicator/KPI) dipilih dan ditetapkan dengan berlandaskan kepada tujuan. Goals Alignment, penyelarasan program kerja setiap tim agar kontribusinya menuju ke arah yang sama, dan Goals Cascading, pembagian target program kerja yang adil masuk akal secara lintas unit kerja mulai dari yang tertinggi hingga yang terendah, harus selalu mendapat perhatian setiap kali diadakannya goal setting tahunan. Sehingga tidak akan ada tim yang terlalu sulit untuk menyukseskan program kerjanya di tahun itu dan tidak ada pula yang terlalu mudah. Tidak akan ada tim yang sangat sibuk luar biasa padat program kerjanya di tahun itu dan tidak ada pula yang lengang. Tidak akan ada orang yang bekerja keras mati-matian namun sebenarnya yang dikerjakannya tidaklah penting. Speed is nothing unless we are heading in the right direction. Don't head to the west if you want to meet the east.

3. Peta Perjalanan.

KPI yang sudah diidentifikasi dengan tepat, dianalisa dinamika pencapaiannya bersama-sama, dipakai sebagai Management Dashboard, demikian banyak pakar menyebutnya. Setiap KPI dengan demikian wajib pula untuk memiliki standar acuan pencapaiannya. Yang antara lain bisa diperoleh dari rerata tahunan yang lalu-lalu dengan proyeksi pertumbuhan yang optimis, atau bahkan dari standar yang sudah ada pada bisnis industri terkait. Hal ini agar supaya di dalam kegiatan operasionalnya sehari-hari, perusahaan dan organisasi menempatkan KPI sebagai peta perjalanannya untuk dipantau dan dievaluasi bersama secara real-time, sudah sejauh mana mendekati tujuan. Sebagai organizational annual progress reporting tool yang multi dimensional, year to date performance learning tool, dan bukan sebagai monthly performance judgement saja, apalagi jika digunakan untuk mengukur kinerja masing-masing karyawan setahun sekali. Karena KPI sejatinya diperuntukkan untuk organisasi, tidaklah tepat untuk orang per orang. Sehingga bilamana kinerja perusahaan dan organisasi belum tercapai di bulan ini, dapat diidentifikasi upaya-upaya perbaikannya bersama-sama untuk pencapaian selanjutnya di akhir bulan depan, hingga sampai puncaknya di akhir tahun.

Begitu pula halnya kinerja para karyawan, seyogyanya dipantau dan dievaluasi setiap waktu antara karyawan ybs bersama dengan atasan dan rekan kerjanya, untuk continuous improvement, kaizen, proses perbaikan terus-menerus. Sebagaimana halnya yang telah dilakukan oleh Adobe, General Electric, atau Google yang meniadakan penilaian berkala atas kinerja para karyawannya (annual employee appraisal) dimana atasan dan bawahan bertemu setahun sekali untuk berdiskusi tentang kinerja masing-masing, dan kini digantikan dengan real-time appraisal, dimana penghitungan merit karyawan dirasa lebih fair didapat, yakni didasarkan pada poin-poin yang diraih seseorang sepanjang tahun atas kreatifitasnya, inovasinya, kontribusinya, kompetensinya, dll atribut kualitatif karyawan, layaknya bermain games online.

4. Akuntabilitas Bersama.

Pencapaian target tahunan atas indikator kinerja perusahaan atau organisasi, adalah keberhasilan kerja kolektif, bukan hal yang individual ataupun departemental tertentu. Tidak ada indikator kinerja yang 100% pencapaiannya murni merupakan akuntabilitas seseorang. Bilamana target tahunan berhasil tercapai, seyogyanya semua karyawanlah yang menikmati hasilnya bersama-sama, baik dalam bentuk kompensasi finansial ataupun non-finansial, sebagai motivator sekaligus tradisi “success celebration” yang senantiasa patut dipelihara. Bukan hanya dinikmati oleh para garda depan penjualan ataupun pimpinan puncak semata-mata. Memang, para garda penjualan tak dapat dipungkiri cukup besar peranannya untuk itu. Namun brand yang selalu terjaga positif top of mind di benak customer, reputasi konsisten akan kualitas produk dan service, sistem teknologi penunjang perusahaan yang handal 24/7, serta proses kerja yang efisien dari tim lainnya tentu saja tidaklah dapat dinafikan.

Atau dengan kata lain, istilah dari indikator kinerja individual tidaklah tepat. Betapa tidak? Sebuah tim sepak bola yang tengah bertanding, jelas KPI nya adalah jumlah goal yang harus dibuat oleh tim tersebut, sekurang-kurangnya lebih banyak 1x daripada goal yang dibuat oleh tim lawan tandingnya. Ketika hal ini gagal tercapai, apakah Goal Keeper yang lantas harus disalahkan? Ataukah Striker, Midfielder, Defender, bahkan Coach dari tim tersebut? Seringkali Manajemen berdebat tentang siapa yang patut disalahkan saat ada target yang tak tercapai dan bukan apa yang harus diperbaiki serta bagaimana memperbaikinya ke depan. Yang ada adalah hal ini menjadi tanggung jawab bersama, shared accountability, akuntabilitas tim. Tidaklah tepat bilamana kinerja perusahaan dan organisasi menjadi beban sepenuhnya untuk 1 orang job holder atau 1 tim tertentu.

Perusahaan dan organisasi dapat mengalokasikan anggaran biaya “success celebration” ini di depan, sebelum target tahunan tersebut ditetapkan, dan mensimulasikannya dalam proyeksi laporan keuangan. Target tahunan inipun akan menjadi target yang realistis tidak muluk-muluk dan optimis, antisipatif terhadap skenario resiko yang mungkin terjadi, serta memotivasi semua karyawan untuk mencapainya bersama-sama. Bila para garda depan penjualan dikelola produktifitasnya dengan rumusan incentive based compensation, apakah 100% incentive tanpa salary seperti para agen asuransi dan properti, 70% incentive 30% salary, atau 30% incentive 70% salary, maka mereka yang berada di luar garda depan penjualan juga demikian, harus dikelola produktifitasnya agar senantiasa termotivasi dan berkontribusi. Antara lain dengan salary based compensation yakni kompensasi bulanan mendapatkan gaji saja ditambah bonus tahunan, royalty based compensation yakni kompensasi gaji bulanan ditambah royalti atas kreativitas eksklusif intelektual yang dihasilkan, ataukah profit based compensation dimana bonus tahunan sangat menjanjikan lebih besar dari gaji bulanan.

Dengan menerapkan keempat premis tersebut di atas secara konsisten, target tahunan yang telah ditetapkan akan dicapai dengan ritme semangat tinggi menggelora oleh semua karyawan sejak hari pertama bekerja selepas tahun baru hingga akhir tahun. Mengelola kinerja memang bukanlah hal yang mudah, namun bila caranya sudah dimulai dengan tepat maka hasilnya jauh akan berbeda.

Komentar

Postingan populer dari blog ini

Mazhab Perubahan

Setelah satu tahun sudah berupaya maksimal sedemikian rupa untuk mencapai target-target yang ditetapkan di awal tahun kemarin, kini perusahaan dan organisasi menemui batas akhirnya. Seberapa baik the bottom line, profitabilitas, adalah inti dari semua target pencapaian satu tahun berjalan. Ada yang berhasil gemilang, ada yang biasa saja, ada pula yang tidak berhasil dan bahkan merugi. Belum lagi bila dibandingkan tingkat pertumbuhannya dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya, tren pencapaian grup industri sejenis, dst. Namun pimpinan yang bijak tentu akan mencermatinya dengan kaca mata yang sedikit berbeda. Look on the bright side, inilah sejatinya kepemimpinan.

Walau Profit tak sesuai harapan di tahun ini, tetapi boleh jadi Process semakin baik, semakin efektif, semakin efisien. Mungkin juga Product semakin berkualitas, semakin sedikit cacatnya, semakin sedikit komplainnya, semakin diakui dunia, semakin inovatif. Atau yang terpenting People semakin produktif, semakin kreatif, sem…

Keraguan Hati

Syahdan, Haji Agus Salim tengah mengambil wudhu hendak salat zuhur. Sutan Sjahrir yg agak liberal kritis berkomentar. Kenapa engkau salat tuanku Haji Agus Salim? Apakah engkau pernah melihat Nabi, Tuhan, dan Akhirat? Kenapa kau melakukan sesuatu yg tak kau mengerti sama sekali? Agus Salim menjawab. Kenapa sutan mudik naik kapal laut? Kenapa sutan percaya sekali pada nakhoda nya akan diantarkan selamat sampai tujuan? Apakah sutan mengerti dan paham secara detil kapal laut bisa tak tenggelam di air walau beratnya berton-ton? Sutanpun tertegun dan menggangguk.

Berpuasa, zakat, salat, dll. ritual agama adalah wilayah metafisika. Di luar nalar dan logika manusia. Bagaimana quran dlm bahasa arab bisa dihapal ribuan ayatnya oleh anak kecil 5 tahun yg bukan berbangsa arab, bahkan yg tak bisa baca dan tulis dalam huruf alfabet. Dsb.

Ibadah/ritual yang kita lakukan itu pun bermacam-macam pula motivasinya. Dari buku Lentera Hati oleh Ustadz Quraish Shihab setidaknya ada 4:

Pertama, Ibadahnya pa…

Pelatih Hebat

Seringkali saya ditanya oleh klien seberapa besar dampak dari suatu pelatihan terhadap perubahan di tempat kerja mereka masing-masing? Kadang ada pula klien yang menambahkan, agar selepas pelatihan yang dilaksanakan nanti, kerja sama kekompakan tim mereka dapat menjadi lebih solid, kedisiplinan karyawan akan lebih baik, kinerja penjualan dan produktifitas bisa lebih tinggi, kemampuan keterampilan personil meningkat tajam, bahkan dapat timbul kepuasan kerja dan kebahagiaan kepada perusahaan. Dan selalu, sebagaimana yang saya pahami akan konsep perubahan, saya sampaikan secara pasti bahwa pelatihan yang dilaksanakan tersebut tidak akan berdampak banyak terhadap perubahan di perusahaan klien masing-masing. Ya benar. Itu yang selalu menjadi jawaban saya apa adanya. Kalau ada yang mengklaim bahwa dengan pelatihan semua hal yang disebutkan di atas dapat terwujud, silahkan saja, tapi saya tidak akan pernah gagah-gagahan mengklaim seperti itu.

Pelatihan, team building programs, outbond games…